Hva er et styringssystem? En guide til effektiv organisasjonskontroll

Definisjon av et styringssystem

Et styringssystem kan best beskrives som et rammeverk eller en struktur som er utformet for å organisere, kontrollere og forbedre organisasjonens aktiviteter, prosesser og resultater. Styringssystemet gir en systematisk tilnærming for å oppnå organisatoriske mål og opprettholde kvalitet og samsvar med standarder og regelverk.

Komponenter av et styringssystem

Et typisk styringssystem består av flere viktige komponenter:

1. Policy og målsettinger: Organisasjonens overordnede retningslinjer og mål settes for å veilede aktivitetene i styringssystemet.
2. Prosesser: Definerte prosesser og arbeidsflyter som styrer hvordan oppgaver og aktiviteter utføres for å oppnå organisasjonens mål.
3. Kommunikasjon: Effektiv kommunikasjon internt og eksternt for å sikre at alle interessenter forstår mål, prosesser og forventninger.
4. Risikohåndtering: Identifikasjon og vurdering av potensielle risikoer og implementering av tiltak for å håndtere dem.
5. Overvåking og målinger: Kontinuerlig overvåking av prosesser og resultater for å identifisere avvik og muligheter for forbedring.
6. Ledelsesengasjement: Aktiv deltakelse og støtte fra organisasjonens ledelse for å sikre effektiv implementering og opprettholdelse av styringssystemet.
7. Forbedring: Kontinuerlig innsats for å identifisere og implementere forbedringer i organisasjonens aktiviteter og prosesser.

Typer styringssystemer

Det finnes ulike typer styringssystemer, hver tilpasset spesifikke behov og krav innen ulike bransjer og organisasjoner. Noen vanlige typer inkluderer:

• Kvalitetsstyringssystem (QMS): Fokuserer på å opprettholde kvalitet i produkter og tjenester og oppfylle kundens forventninger. ISO 9001 er et kjent eksempel på en standard for QMS.
• Miljøstyringssystem (EMS): Designet for å minimere miljøpåvirkningen av organisasjonens aktiviteter og oppfylle miljølovgivning. ISO 14001 er en anerkjent standard for EMS.
• Informasjonssikkerhetsstyringssystem (ISMS): Fokuserer på beskyttelse av organisasjonens informasjon og datasikkerhet. ISO 27001 er en ledende standard for ISMS.
• Arbeidsmiljøstyringssystem: Sikrer et trygt og sikkert arbeidsmiljø for ansatte og oppfyller kravene til helse og sikkerhet på arbeidsplassen.

Fordelene ved et styringssystem

Implementering av et effektivt styringssystem gir organisasjonen flere fordeler, inkludert:

• Forbedret kvalitet i produkter og tjenester.
• Bedre risikostyring og etterlevelse av regelverk.
• Økt effektivitet og produktivitet.
• Bedre kundetilfredshet.
• Muligheter for kontinuerlig forbedring.

‍

I sum gir et styringssystem en organisasjon den strukturen og retningen den trenger for å oppnå suksess og tilpasse seg endringer i et stadig mer utfordrende forretningsmiljø. Det gir også en måte å dokumentere og vise samsvar med standarder og regelverk, noe som kan styrke tilliten hos kunder, partnere og interessenter. Derfor er et velfungerende styringssystem essensielt for organisasjoner som ønsker å opprettholde kontroll, kvalitet og konkurransedyktighet.