Straffeskatt elektronisk kjørebok

Straffeskatt og skattesmell på grunn av dårlig føring av kjørebok

Visste du at det å føre en elektronisk kjørebok kan spare deg for masse penger i skatt? Hvis du bruker en firmabil til privatkjøring, må du som hovedregel skattlegges for denne fordelen, men med en elektronisk kjørebok kan arbeidsgiveren din få fradrag og kompensere deg skattefritt. Så ikke la denne lille detaljen bli til store økonomiske konsekvenser.

‍

Hva er kjøregodtgjørelse og kilometergodtgjørelse? Og hva er forskjellen?

Kjøregodtgjørelse og kilometergodtgjørelse er typer godtgjørelse for å dekke kostnadene som oppstår når man bruker privat bil i jobbsammenheng. Forskjellen mellom dem ligger i hvordan de beregnes og hva de dekker.

Kjøregodtgjørelse er en fast sum som arbeidstakeren får utbetalt for hver dag/uke eller hver tur som de bruker egen bil i jobbsammenheng. Kjøregodtgjørelsen skal dekke alle kostnadene knyttet til bilhold, som for eksempel forsikring, reparasjoner, vedlikehold og drivstoff. Beløpet fastsettes av arbeidsgiveren og kan variere fra selskap til selskap.

Kilometergodtgjørelse er en sum som utbetales basert på antall kilometer som arbeidstakeren har kjørt med sin egen bil i jobbsammenheng. Kilometergodtgjørelsen skal dekke kostnader knyttet til selve kjøringen, som slitasje på bilen og drivstoff. Denne summen er vanligvis fastsatt av staten og er derfor den samme uansett arbeidsgiver.Kilometergodtgjørelsen er skattefri for mottakeren, men kan ikke være fradragsberettiget for arbeidsgiveren.

Så kjøregodtgjørelse dekker alle kostnadene ved bilhold, inkludert kjøring, mens kilometergodtgjørelse en fastsatt sum per kilometer kjørt.

Det er viktig å merke seg at det ikke bare er skatt som kan være et problem hvis du ikke fører en detaljert kjørebok. Hvis arbeidsgiveren din blir revidert av skattemyndighetene, kan de kreve at du betaler tilbake eventuelle overskudd av kjøregodtgjørelse du har mottatt.

For å unngå en skattesmell bør du sørge for å føre en detaljert kjørebok. Dette kan være en tidkrevende oppgave, men det er vel verdt det for å unngå økonomiske problemer i fremtiden. For å spare tid kan du bruke en elektronisk kjørebok, som JobBox TripLog, for å gjøre jobben enklere og raskere.

En detaljert kjørebok er spesielt viktig hvis du bruker bilen din både til jobb og personlige formål. Hvis du ikke skiller mellom disse to, kan det føre til problemer når du skal rapportere kjørelengden din til arbeidsgiveren din og skattemyndighetene.

‍

‍Hva er de skattefrie satsene for kjøregodtgjørelse?

Deter forskjell på de skattefrie satsene og statens satser. Den skattefrie satsen er 3,50 kr (i 2022/2023). Statens satser er 4,48 kr. Dersom du bruker statens satser må du/den ansatte skatte av 0,98 kr (den delen som er høyere enn de skattefrie satsene).

Skal du bruke elektronisk kjørebok eller papirbasert kjørebok?

Hvis en ansatt bruker sin egen private bil i jobbsammenheng, er det ikke et krav om elektronisk kjørebok, men det kan likevel være lurt å føre en kjørebok for å dokumentere eventuelle kjøregodtgjørelser eller andre kompensasjoner som gis for bruk av egen bil i jobbsammenheng.

Hvis du kjører mye i jobben din, kan det være lurt å bruke en elektronisk kjørebok fremfor en papirbasert kjørebok.Med en elektronisk kjørebok kan du enkelt registrere og lagre kjørelengden din og formålet med reisene dine. En elektronisk kjørebok kan også gi deg en nøyaktig oversikt over kostnadene dine, inkludert drivstoff, vedlikehold og reparasjoner.

Fordelene med en elektronisk kjørebok går imidlertid utover bare å unngå skattesmell. En elektronisk kjørebok kan også hjelpe deg med å spare tid og stress i hverdagen din. Du trenger ikke lenger å bekymre deg for å miste papirbaserte kjørebøker eller manuelt registrere reisene dine.

Les mer om elektronisk kjørebok her.

‍

Hva er skatteetatens krav til kjørebok?

Skatteetatens krav til en kjøreboker at den må inneholde opplysninger om:

• Dato
• Tidspunkt
• Start- og slutt adresse
• Formålet med kjøringen
• Antall kilometer som er kjørt
• Informasjonen skal ikke kunne slettes eller     endres.

Det er viktig at kjøreboken føres nøyaktig og regelmessig, og den må være tilgjengelig for kontroll og dokumentasjon. Arbeidstakeren er ansvarlig for å føre korrekt og fullstendig informasjon. Arbeidsgiveren skal påse at kjøreboken er ført i tråd med regelverket og at den oppfyller kravene til dokumentasjon av kjøringen.

Les mer om kravene til elektronisk kjørebok på skatteetaten sine sider: www.skatteetaten.no

‍

Skattefordeler for bedriften ved å bruke elektronisk kjørebok

Du kan unngå fullbeskatning av firmabil ved å bruke elektronisk kjørebok. Skatteetaten stiller krav om elektronisk kjørebok i alle biler med grønne skilter for å slippe fullbeskatning.

Arbeidsgiveravgift

Ved sjablongskatting vil de ansatte få bilens verdi i tillegg på lønnen. Dette innebærer også økt arbeidsgiveravgift. Ved å ta i bruk elektronisk kjørebok kan bedriften dokumentere all privat kjøring, og dermed kun betale arbeidsgiveravgift for faktisk kjørte kilometer. Det vil lønne seg.

Overførsel til lønn

En god elektronisk kjørebok sørger for at all privatkjøring og bompengekostnad enkelt kan overføres til lønnssystemer. Lønnslipp er dokumentasjon på at den ansatte har skattet for fordelene ved et tilsyn.

‍

Skattefordeler for ansatte ved å bruke elektronisk kjørebok

Ved sjablongbeskatning beregnes bilens verdi på den ansattes inntekt. Høyere inntekt medfører høyere skatt. Dette unngår du ved å installere elektronisk kjørebok. Ved bruk av elektronisk kjørebok blir skatt beregnet ut fra faktisk kjørte kilometer. Det gir store skattefordeler for den ansatte. Kravet er at kjøring dokumenteres av en fast montert GPS-enhet.

‍

Arbeidsreiser vs.privatreiser

Det er også viktig å være oppmerksom på hva som regnes som "arbeidsreiser" og "privatreiser". Arbeidsreiser er reiser som du gjør i forbindelse med jobben din, for eksempel til møter eller kundebesøk. Privatreiser er reiser som du gjør i forbindelse med personlige formål, for eksempel å handle eller besøke venner. Hvis du bruker bilen din både til arbeidsreiser og privatreiser, må du føre opp kjørelengden din separat for disse to formålene.

Grensen mellom arbeidsreise og yrkesreise i Finansdepartementets forskrift til skatteloven (FSFIN) vil ligge til grunn for vurderingen av om bilen benyttes privat. Se særlig forskriften § 6-44 B Klassifisering av reise som arbeidsreise eller yrkesreise. Du finner definisjon av arbeidsreise i § 6-44-12, og definisjon av yrkesreise i § 6-44-13. Du finner forskriften på Lovdata her.

Som arbeidsreise anses:

a. Reise mellom bolig og fast arbeidssted.
b. Reise mellom faste arbeidssteder.
c. Reise mellom hjem eller arbeidssted og undervisningssted hvor det ytes undervisning etter introduksjonsloven.

Som yrkesreise anses:

a. Reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted.
b. Reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted.
c. Reise der skattyter av hensyn til arbeidet må bo utenfor hjemmet. Dette gjelder likevel ikke besøksreise til hjemmet.
d. Reise der stortingsrepresentant av hensyn til stortingsvervet må bo utenfor hjemmet.
e. Reise fra bolig til fast arbeidssted før en yrkesreise påbegynnes fra arbeidsstedet dersom skattyter oppholder seg på arbeidsstedet i kort tid, og ikke utfører alminnelig arbeid under oppholdet. Det samme gjelder tilsvarende returreise.
f. Reise mellom bolig og fast arbeidssted når arbeidet regelmessig gjør det påkrevet å frakte arbeidsutstyr med bil.
g. Reise fra det sted skattyter oppholder seg til fast arbeidssted når reisen foretas på grunn av nødvendig tilkalling utenom ordinær arbeidstid. Det samme gjelder returreisen.
h. Reise fra oppmøtested som nevnt i § 6-44-11 første ledd d til fast arbeidssted på sokkelinnretning, fartøy eller i utlandet. Det samme gjelder returreisen.

Du kan lese mer om forskriften på Lovdata her.

Dersom man benytter flere biler gjennom året, ser man yrkeskjøringen for alle bilene under ett. Man ser dog ikke personbil og motorsykkel sammen. En av grunnene til dette er at fri bruk av firmabil er sjablongbasert. For fri bruk av motorsykkel gjelder de alminnelige reglene i skatteloven om at fordelen skal beregnes etter markedsverdi.

Skattekontoret avgir på forespørsel veiledende uttalelser. Du kan derfor sende de et brev hvor du beskriver ulike scenarioer og be om de skattemessige konsekvensene av disse.

‍

Privatbruk av firmabil.

Det er lov å kjøre en firmabil privat, men det er knyttet til visse vilkår og begrensninger som avhenger av hvordan kjøreboken føres og hva slags avtaler som er inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Spørsmål om det skal beregnes fordel fri bil eller ikke, avgjøres av om det er privat bruk av bilen. Skattepliktige må, dersom vedkommende har bilen tilgjengelig ut over arbeid, dokumentere eller sannsynliggjøre at bilen ikke benyttes privat. I motsatt fall blir det vanligvis å beregne en skattepliktig fordel for bruk av firmabil (= firmabilbeskatning). En nøyaktig ført elektronisk kjørebok ha stor bevisverdi i spørsmålet om bilen er benyttet privat eller ikke.

Her er noen av de viktigste reglene og vilkårene knyttet til privat bruk av firmabil:

1. Dokumentasjon av kjøringen: Som nevnt tidligere må arbeidsgivere føre en nøyaktig og regelmessig kjørebok for alle firmabiler som brukes til privatkjøring av arbeidstakere. Kjøreboken må inneholde opplysninger om dato, tidspunkt, start- og slutt adresse, formålet med kjøringen og antall kilometer som er kjørt. Hvis kjøreboken ikke føres korrekt, kan dette medføre skatteplikt for den private bruken av firmabilen.
2. Begrensning av privat kjøring: Det er begrensninger på hvor mye en arbeidstaker kan bruke en firmabil til privatkjøring uten å bli skattepliktig. Som en generell regel kan arbeidstakere kjøre inntil 1000 km per måned privat uten å bli skattepliktig. Hvis den private kjøringen overstiger dette, vil arbeidstakeren måtte betale skatt av den overskytende delen.
3. Riktig beregning av skattepliktig fordel: Hvis den private kjøringen med firmabilen medfører en skattepliktig fordel, er det viktig at denne beregnes riktig.
4. For firmabil klasse 1 (hvitt skilt) reduseres listeprisen med 30 prosent, begrenset oppad til kr 338 800. Så 20 prosent av sum som går over det.
5. Firmabil klasse 2 og små lastebiler (grønt skilt) finnes det to ulike alternativer for utregning av den skattemessige fordelen av  den private bruken: Sjablongmetoden (med bunnfradrag i listeprisen). Med denne reduseres listeprisen med 50 prosent, begrenset oppad til kr 150 000. Kilometersats (individuell verdsettelse). Baseres på faktisk bruk (kilometer) og forutsetter elektronisk kjørebok. Den elektroniske kjøreboken skal dokumentere total kjørelengde samt total lengde for yrkeskjøring, slik at differansen utgjør antall kilometer bilen er benyttet privat.
6. Godkjenning av arbeidsgiver: Før en arbeidstaker kan bruke en  firmabil til privatkjøring, må arbeidsgiveren gi tillatelse til dette. Arbeidsgiveren kan sette egne begrensninger på den private bruken av firmabilen, og det er viktig at arbeidstakeren følger disse.

Spesielt for varebiler og lette lastebiler

For varebiler og lette lastebiler hvor det foreliggertjenstlig behov, kan du i stedet for de ordinære reglene beskrevet ovenfor, benytte individuell beregning av fordelsskatten (individuell fastsetting).

Ved individuell fastsetting beregnes fordelen av den faktiske private bruken av bilen. For å benytte denne metoden er det et krav at det føres elektronisk kjørebok.

Disse er noen av de viktigste reglene og vilkårene knyttet til privat bruk av firmabil. Det er viktig å merke seg at reglene kan variere avhengig av den konkrete situasjonen, så det kan være lurt å søke råd fra en ekspert på området for å sikre at man følger regelverket korrekt.

‍

Eksempel:

Anta at du eller en ansatt har brukt en firmabil til privatkjøring i løpet av et år, og at bilen har en listepris på 500 000 kr. Ved bruk av en fast prosentsats på 30 %, vil den ansatte bli skattlagt for en fordel på150 000 kr som følge av privat bruk av firmabilen. Hvis den ansatte ikke rapporterer om privat bruk av firmabilen i det hele tatt, vil hele beløpet på150 000 kr bli ansett som skattepliktig inntekt. Ved en skattesats på 35 %, vilden ansatte måtte betale 52 500 kr i ekstra skatt. Dette kan unngås ved å sørge for å rapportere om all privat bruk av firmabilen, og betale riktig skatt på denne fordelen.

Hvorfor kan straffeskatt påløpe på kjøregodtgjørelse?

Det være begrensninger på hvor mye kjøregodtgjørelse som kan mottas skattefritt, og eventuelle beløp over denne grensen vil være skattepliktig. Hvis du ikke har rapportert dette til skattemyndighetene, kan du ende opp med å betale tilleggsskatt og muligens straffeskatt på det beløpet som skulle ha blitt rapportert.

Hvor mye er satsen for straffeskatten?

Tilleggsskatten er 20 prosent av den skattemessige fordelen.For grove tilfeller, av uriktig/feil rapportering til fordel for den som leverer skatteoppgjøret, har Skatteetaten mulighet til å gi skjerpet tilleggsskatt i tillegg til den ordinære satsen, altså straffeskatt.

•          Straffeskatter 20 prosent, slik at den samlede tilleggsskatten blir 40 prosent i grove tilfeller.

•          I særlig grove tilfeller kan Skatteetaten gi 40 prosent i straffeskatt i tillegg til den ordinære satsen. Den høyeste samlede tilleggsskatten kan altså bli 60 prosent.

Hvordan unngå straffeskatt på kjøregodtgjørelse?

For å unngå straffeskatt på kjøregodtgjørelse, er det viktig å sørge for at du rapporterer all skattepliktig kjøregodtgjørelse til skattemyndighetene på riktig måte. En elektronisk kjørebok er et godt verktøy å ha for å få nøyaktige tall og kunne gi riktige rapporter. Sørg for å holde oversikt over hvor mye kjøregodtgjørelse du mottar, og pass på å rapportere eventuelle beløp over grensen for skattefrihet. Hvis du er usikker på hvordan du skal rapportere riktig, kan det være lurt å kontakte en skatteekspert eller en regnskapsfører for å hjelpe deg med å unngå straffeskatt på tilleggsskatt.

Oppsummering

For å oppsummere er det viktig å føre en detaljert kjørebok for å unngå skattesmell og andre økonomiske problemer. Dette kan være en tidkrevende oppgave, men det er vel verdt det for å sikre at du får riktig kjøregodtgjørelse og unngå problemer når det er tid for skatt. Å ta i bruk en elektronisk kjørebok vil gjøre jobben enklere og mer nøyaktig for deg.

Du kan hjelpe dine ansatte med å unngå straffeskatt og skattesmell ved å sørge for at de er klar over reglene og at de har tilgang til godkjente elektroniske kjørebøker og relevant informasjon. Du kan også legge til rette for kurs eller opplæring som vil hjelpe dine ansatte med å forstå regelverket rundt elektronisk kjørebok og kjøregodtgjørelse.

Sørg for at dine ansatte er oppdatert på de siste endringene i regelverket og at de har alt de trenger for å unngå økonomiske fallgruver. På den måten kan du sikre at alle holder seg innenfor lovens grenser og unngår økonomiske tap.

Noen av hovedpunktene:

•          Yrkeskjøring som overstiger 40 000 km i året må dokumenteres med elektronisk kjørebok.

•          Dersom en ansatt bruker firmabil til privat kjøring, vil dette regnes som en skattepliktig fordel.

•          Bedriften kan velge mellom å beregne skattepliktig fordel basert på faktiske kostnader, eller basert på en fastsatt prosentsats av bilens listepris.

•          Kjøregodtgjørelse kan gis til ansatte som bruker privat bil i jobbsammenheng, og satsene for kjøregodtgjørelse er fastsatt av Skatteetaten.

•          Dersom en ansatt mottar kjøregodtgjørelse, vil denne være skattefri opp til visse beløpsgrenser.

Vi vil understreke at straffeskatt på tilleggsskatt kan være en dyr og ubehagelig overraskelse. Det er viktig å holde oversikt over inntekt og rapportere den på riktig måte for å unngå å betale straffeskatt. En elektronisk kjørebok kan hjelpe gjøre jobben enklere. Hvis du er usikker på hvordan du skal rapportere, kan du kontakte en skatteekspert eller regnskapsfører for å få hjelp. Ved å følge disse enkle trinnene, kan du unngå straffeskatt og holde pengene dine i lommen.

‍

‍