Hvordan fungerer en elektronisk kjørebok?
Elektronisk kjørebok har blitt et stadig viktigere verktøy for både bedrifter og enkeltpersoner i Norge. Har du ansatte i bedriften din som benytter bedriftens bil, må den ansatte som hovedregel skattlegges for dette. I denne artikkelen vil vi se nærmere på hva en elektronisk kjørebok er, hvordan den fungerer, kravene til å ha en, kjøregodtgjørelse, fordeler for både arbeidsgivere og arbeidstakere, skatteregler, og mye mer.
.png)
Hva er en elektronisk kjørebok?
En elektronisk kjørebok er et digitalt verktøy som brukes til å registrere og dokumentere all kjøring som utføres med en firmabil, inkludert privatkjøring. Kjøreboken er elektronisk og lagres i en digital database, og kan være tilgjengelig for både arbeidstakeren og arbeidsgiveren. Grunnen til at man fører en kjørebok er som regel krav fra arbeidsgiver (slik at arbeidsgiver kan få fradrag og kompensere den ansatte skattefritt), eller fordi man er næringsdrivende, og skal kreve skattefradrag fra myndighetene. Eller fordi du vil ha en oversikt selv.
Arbeidstakeren har ansvar for å føre korrekt og fullstendig informasjon i kjøreboken, og arbeidsgiveren skal påse at kjøreboken er ført i tråd med regelverket og at den oppfyller kravene til dokumentasjon av kjøringen. Det finnes ulike typer elektroniske kjørebøker på markedet, og noen av dem kan også integreres med andre systemer, som for eksempel regnskapssystemer eller lønnssystemer.
Hvis du er en av de mange som mottar kjøregodtgjørelse fra jobben din, er det viktig å sørge for at du fører en detaljert kjørebok. Dette kan virke som en liten detalj, men det kan ha store økonomiske konsekvenser hvis du ikke gjør det.
Les mer om kjøregodtgjørelse her.
Hvordan fungerer elektronisk kjørebok?
En elektronisk kjørebok består av et elektronisk system eller GPS-enhet som er installert i kjøretøyet, og som registrerer kjøretøyets bevegelser og annen relevant informasjon. Det finnes ulike typer elektroniske kjørebøker på markedet, men de fleste bruker GPS-teknologi til å registrere og lagre informasjon om kjøringen. GPS-teknologien gjør det mulig å registrere posisjonen til kjøretøyet og å beregne antall kilometer som er kjørt, samt å lagre informasjon om tidspunkt og dato.
Noen elektroniske kjørebøker har også funksjoner for å registrere informasjon om formålet med turen, drivstofforbruket, vedlikeholdsbehov, kjøreadferd, bompenger og lignende. Kjøreboken kan være tilgjengelig for både arbeidstakeren og arbeidsgiveren, og informasjonen kan hentes ut og brukes til å dokumentere og beregne eventuelle skattepliktige fordeler som følge av privatkjøring. En elektronisk kjørebok kan bidra til å redusere mulighetene for misbruk av firmabiler, og at den også kan være til nytte for arbeidsgiveren ved å gi bedre oversikt over kjøretøyenes bruk og kostnader.
Bestill en moderne og enkel kjørebok som går helt automatisk.
Er det krav til elektronisk kjørebok?
Ja, det er krav til elektronisk kjørebok for firmabiler som brukes til privatkjøring av arbeidstakere i Norge. Reglene om elektronisk kjørebok gjelder for alle firmabiler som brukes til privatkjøring, uavhengig av om bilen eies eller leases av arbeidsgiveren. For andre er det valgfritt.
Hvis en ansatt bruker sin egen private bil i jobbsammenheng, er det ikke et krav om elektronisk kjørebok, men det kan likevel være lurt å føre en kjørebok for å dokumentere eventuelle kjøregodtgjørelser eller andre kompensasjoner som gis for bruk av egen bil i jobbsammenheng.
Kravet om elektronisk kjørebok innebærer at arbeidsgivere må installere en elektronisk kjørebok i firmabilene som kan registrere all kjøring, inkludert privatkjøring, og som gir en nøyaktig og pålitelig oversikt over kjøretøyets bevegelser. Dette gjør det enklere å dokumentere bruken av firmabiler til skattemyndighetene og å beregne eventuelle skattepliktige fordeler som følge av privatkjøring.
Hva er skatteetatens krav til kjørebok?
Skatteetatens krav til en kjørebok er at den må inneholde opplysninger om:
- Dato
- Tidspunkt
- Start- og sluttadresse
- Formålet med kjøringen
- Antall kilometer som er kjørt
- Informasjonen skal ikke kunne slettes eller endres.
Det er viktig at kjøreboken føres nøyaktig og regelmessig, og den må være tilgjengelig for kontroll og dokumentasjon. Arbeidstakeren er ansvarlig for å føre korrekt og fullstendig informasjon. Arbeidsgiveren skal påse at kjøreboken er ført i tråd med regelverket og at den oppfyller kravene til dokumentasjon av kjøringen.
Les mer om kravene til elektronisk kjørebok på skatteetaten sine sider: www.skatteetaten.no
Hvilken elektronisk kjørebok burde eg velge?
Det er mange ulike elektroniske kjørebøker tilgjengelig på markedet i dag, og det kan være vanskelig å velge den som passer best for deg og din virksomhet, så bruk litt tid på å sette deg inn i de ulike og hva de tilbyr.
Fordeler ved bruk av elektronisk kjørebok
Bruk av elektronisk kjørebok gir skattefordeler for både bedrifter og ansatte og du sparer mye tid på at beregningen går automatisk. En elektronisk kjørebok kan også hjelpe deg med å spare tid og stress i hverdagen din. Du trenger ikke lenger å bekymre deg for å miste papirbaserte kjørebøker eller manuelt registrere reisene dine. Du får bedre data og det blir enda enklere å levere inn kjøreboken da alt allerede er registrert digitalt.
En elektronisk kjørebok kan også hjelpe deg med å administrere kjøretøyene dine og planlegge reiser mer effektivt. Det er mange ulike elektroniske kjørebøker tilgjengelig på markedet i dag, og det kan være vanskelig å velge den som passer best for deg og din virksomhet, så bruk litt tid på å sette deg inn i de ulike og hva de tilbyr.
Skattefordeler for bedriften ved å bruke elektronisk kjørebok
Du kan unngå fullbeskatning av firmabil ved å bruke elektronisk kjørebok. Skatteetaten stiller krav om elektronisk kjørebok i alle biler med grønne skilter for å slippe fullbeskatning.
Arbeidsgiveravgift
Ved sjablongskatting vil de ansatte få bilens verdi i tillegg på lønnen. Dette innebærer også økt arbeidsgiveravgift. Ved å ta i bruk elektronisk kjørebok kan bedriften dokumentere all privat kjøring, og dermed kun betale arbeidsgiveravgift for faktisk kjørte kilometer. Det vil lønne seg.
Overførsel til lønn
En god elektroniske kjørebøkene sørger for at all privatkjøring og bompengekostnader enkelt kan overføres til lønnssystemer. Lønnslipp er dokumentasjon på at den ansatte har skattet for fordelene ved et tilsyn.
Skattefordeler for ansatte ved å bruke elektronisk kjørebok
Ved sjablongbeskatning beregnes bilens verdi på den ansattes inntekt. Høyere inntekt medfører høyere skatt. Dette unngår du ved å installere elektronisk kjørebok. Ved bruk av elektronisk kjørebok blir skatt beregnet ut fra faktisk kjørte kilometer. Det gir store skattefordeler for den ansatte. Kravet er at kjøring dokumenteres av en fast montert GPS-enhet.
Hvorfor burde jeg registrere formålet med turen?
Det er viktig å dokumentere formålet med reisen din. Hvis du for eksempel kjører til et møte med en kunde, bør du notere ned navnet på kunden og formålet med møtet. Dette kan være nyttig hvis du senere må dokumentere kjørelengden din overfor arbeidsgiveren din eller skattemyndighetene ved tilsyn.
Er det lov å kjøre firmabil privat?
Det er lov å kjøre en firmabil privat, men det er knyttet til visse vilkår og begrensninger som avhenger av hvordan kjøreboken føres og hva slags avtaler som er inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Det er viktig å være oppmerksom på hva som regnes som "arbeidsreiser" og "privatreiser". Arbeidsreiser er reiser som du gjør i forbindelse med jobben din, for eksempel til møter eller kundebesøk. Privatreiser er reiser som du gjør i forbindelse med personlige formål, for eksempel å handle eller besøke venner. Hvis du bruker bilen din både til arbeidsreiser og privatreiser, må du føre opp kjørelengden din separat for disse to formålene.
Når en arbeidstaker bruker en firmabil til privatkjøring, vil det som regel medføre en skattepliktig fordel. Arbeidstakeren må da betale skatt av denne fordelen, og det er arbeidsgiverens ansvar å rapportere dette til Skatteetaten. I noen tilfeller kan det være mulig å unngå beskatning hvis den private bruken er begrenset og dokumentert i kjøreboken på en korrekt måte.
Les mer på skatteetaten.no/satser/bilsatser
Her er noen av de viktigste reglene og vilkårene knyttet til privat bruk av firmabil:
- Dokumentasjon av kjøringen: Som nevnt tidligere må arbeidsgivere føre en nøyaktig og regelmessig kjørebok for alle firmabiler som brukes til privatkjøring av arbeidstakere. Kjøreboken må inneholde opplysninger om dato, tidspunkt, start- og sluttadresse, formålet med kjøringen og antall kilometer som er kjørt. Hvis kjøreboken ikke føres korrekt, kan dette medføre skatteplikt for den private bruken av firmabilen.
- Begrensning av privat kjøring: Det er begrensninger på hvor mye en arbeidstaker kan bruke en firmabil til privatkjøring uten å bli skattepliktig. Som en generell regel kan arbeidstakere kjøre inntil 1000 km per år privat uten å bli skattepliktig. Hvis den private kjøringen overstiger dette, vil arbeidstakeren måtte betale skatt av den overskytende delen.
- Riktig beregning av skattepliktig fordel: Hvis den private kjøringen med firmabilen medfører en skattepliktig fordel, er det viktig at denne beregnes riktig.
- For firmabil klasse 1 (hvitt skilt) reduseres listeprisen med 30 prosent, begrenset oppad til kr 338 800. Så 20 prosent av sum som går over det.
- Firmabil klasse 2 og små lastebiler (grønt skilt) finnes det to ulike alternativer for utregning av den skattemessige fordelen av den private bruken:
- Sjablongmetoden (med bunnfradrag i listeprisen). Med denne reduseres listeprisen med 50 prosent, begrenset oppad til kr 150 000.
- Kilometersats (individuell verdsettelse). Baseres på faktisk bruk (kilometer) og forutsetter elektronisk kjørebok. Den elektroniske kjøreboken skal dokumentere total kjørelengde samt total lengde for yrkeskjøring, slik at differansen utgjør antall kilometer bilen er benyttet privat.
- Godkjenning av arbeidsgiver: Før en arbeidstaker kan bruke en firmabil til privatkjøring, må arbeidsgiveren gi tillatelse til dette. Arbeidsgiveren kan sette egne begrensninger på den private bruken av firmabilen, og det er viktig at arbeidstakeren følger disse.
Disse er noen av de viktigste reglene og vilkårene knyttet til privat bruk av firmabil. Det er viktig å merke seg at reglene kan variere avhengig av den konkrete situasjonen, så det kan være lurt å søke råd fra en ekspert på området for å sikre at man følger regelverket korrekt.
Oppsummering
For å oppsummere er det viktig å føre en nøyaktig kjørebok for å unngå skattesmell og andre økonomiske problemer. Dette kan være en tidkrevende oppgave, men det er vel verdt det for å sikre at du får riktig kjøregodtgjørelse og unngå problemer når det er tid for skatt. Å ta i bruk en elektronisk kjørebok vil gjøre jobben enklere og mer nøyaktig for deg.
Husk også å dokumentere formålet med reisene dine, skille mellom arbeidsreiser og privatreiser, og sjekke hva som gjelder for deg når det gjelder satser for kjøregodtgjørelse. Ved å følge disse enkle rådene kan du unngå mange av de vanligste fallgruvene når det gjelder kjørebok og skatt.
